Ділове листування англійською. На що варто звернути увагу?
В мережі SARGOI співробітники, в більшості випадків, ведуть листування англійською за допомогою текстових повідомлень та електронного листування. Ці засоби зв'язку зручні, надійні, швидкі та прості у використанні.
Лексика ділового спілкування
У діловому середовищі використовується специфічна лексика, яку можна вивчити на заняттях в англомовній спільноті SARGOI. Для цього у нас існує програма General Business English, на основі підручників Keynote (TED Talks). Починаємо навчання з рівня А2. Навчання складається з модулей. На цьому курсі ми поєднуємо розвиток навичок спілкування як в буденних ситуаціях, так і в діловій сфері. Етика у діловому листуванні англійською існує і її потрібно дотримуватися.
Ділове листування англійською, поради
- Подумайте, який тип листування слід використати в конкретній ситуації.
Телефонний дзвінок може бути недоцільним, особливо, якщо вам потрібно передати (надіслати) дуже детальну інформацію, наприклад адресу. В такому разі пишіть записку або текстове повідомлення. Люди зазвичай пишуть такі повідомлення колегам, яких добре знають, тому вони можуть бути досить доброзичливими та неформальними.
Електронні листи – коли вам потрібно надіслати детальну інформацію. Сьогодні люди пишуть багато листів. Вони є зручним способом спілкування, оскільки вони швидкі, їх можна одночасно надсилати або пересилати кільком особам, а тон можна адаптувати під ситуацію.
Пам’ятки – зазвичай надсилаються групі людей. Пам’ятки пишуться в компаніях для інструктажу працівників, оголошення щодо корпоративної політики та делегування (розподілу) обов’язків.
Листи – є більш формальними, ніж інші форми спілкування, їх включають у ділові протоколи як підтвердження ділової комунікації. Ділові листи зазвичай пишуться від однієї ділової організації до іншої або як листування між людьми, що представляють організації.
- Бути ввічливим означає вибрати правильний тон та формат. Як писати ділові листи англійською?
Вам не потрібно бути надто офіційним, щоб бути ввічливим. Завжди майте на увазі читача, коли пишете. Ваші стосунки з одержувачами, як правило, задають тон, який ви використовуєте, коли пишете. Якщо ви не впевнені, краще використовувати нейтральний тон. Кілька прикладів неформального, нейтрального та офіційного тону:
Неформальний: I’m sorry I can’t help you. I hope my idea is okay with you.
Нейтральний: I am afraid I can’t help you. I hope you agree to my suggestion.
Офіційний: I very much/deeply regret I cannot help you. I trust this proposal is acceptable to you.
Важливим правилом листування у форматі електронної пошти є тема листа. Обов’язково додайте тему, яка є короткою та зрозумілою. Якщо ви пишете електронний лист або лист лише одній людині, вам слід подумати про свої стосунки з цією людиною, перш ніж почати писати. Якщо ви називаєте один одного іменами, ви можете почати з "Dear Louise." Якщо ви хочете бути більш офіційним, ви можете використати прізвище людини, “Dear Mr. Smith.” Якщо ви пишете пам’ятку всій команді чи відділу, ви можете використовувати “Dear all” або “Dear team”.
- Складіть план листа і дотримуйтесь його.
Подумайте про ідеї, які потрібно включити, і вирішіть, як їх згрупувати. Для кожної головної ідеї слід використовувати чітко відокремлені абзаци.
Для того, щоб перерахувати ідеї, використовуйте: firstly, secondly, last but not least.
Щоб протиставити аргументи, використовуйте: however, on the other hand, nevertheless.
Щоб висловити причину та наслідок, вживайте: consequently, therefore, as a result.
- Завершуємо на позитивній ноті. Ділові фрази англійською.
Електронне повідомлення, пам’ятку чи лист слід закінчити відповідно до того, як ви його розпочали.
Якщо ви почали з неформального "Dear John", ви можете закінчити з: Best або BW, що означає “best wishes” (таке скорочення прийнятне в неофіційному письмі), а потім ваше ім’я.
Якщо ви тримали тон нейтральним, вам слід закінчити нейтрально: Kind regards, Best regards, а потім ваше ім’я та посада.
Якщо ваш тон був цілком офіційним, закінчення також повинно бути офіційним: Yours faithfully, а потім ваше ім’я та посада. Якщо ви почали з "Dear Mr. Smith", ви можете використовувати: Yours sincerely, а потім ваше ім’я та посада.
- Перевірте лист на наявність помилок, а потім перевірте ще раз.
Коли ви закінчите писати лист чи повідомлення, кілька разів вичитайте його. Важко одночасно звертати увагу на орфографічні помилки, словниковий запас, граматику та пунктуаційні помилки. Орфографічні помилки можуть створити погане враження, тому спробуйте скористатися інструментом перевірки правопису. Граматичні помилки також можуть створити у читача погане враження. Правила ділового листування на англійській варто дотримуватися.
Помилки в діловому листуванні
Найрозповсюдженіші помилки під час ділового листування англійською мовою:
- “Your” плутають із “You’re”
Your - присвійний займенник, що використовується для опису чогось, що належить людині, з якою ви листуєтесь. Наприклад: “Your customer is waiting.”
You’re - скорочене "you are". Наприклад: “You’re a valued customer.”
- “They’re” плутають із “Their” та “There”
Their - присвійний займенник, який використовується для опису того, що належить людям, з якими ви листуєтесь. Наприклад: “Their manager is in a meeting.”
There - прислівник, що використовується для позначення місця “that location”. Наприклад: “There is a laptop you can use.”
They’re - скорочене “they are.” Наприклад: “They’re in charge of marketing.”
- “Its” плутають із “It’s”
Its - присвійний займенник, що використовується для опису чогось, що належить об’єкту. Наприклад: “The computer doesn’t work; its hard disk needs replacing.”
It’s - скорочене “it is.” Наприклад: “It’s time we told them the truth.”
- “Then” плутають із “Than”
Than - сполучник, що використовується для порівняння. Наприклад: “My lunch was better than yours.”
Then - прислівник, що використовується для розташування дій у часі. Наприклад: “We then ordered lunch.”
Користуйтеся порадами
Писати іноземною мовою непроста робота, особливо коли ваш бізнес може залежати від цього. Але чим краще ви напишете, тим краще читач зрозуміє вашу думку. Тож, скористайтеся цими порадами, коли будете писати повідомлення, нагадування чи електронний лист! Зразок ділового листа англійською ви зможете знайти в мережі Інтернет.
